All Posts By

Nico Damkot

Hoe voer je goede sollicitatie gesprekken op afstand?

Thuiswerken is de komende tijd de norm. Maar werken vanuit huis is één, alle bijkomende zaken in goede banen leiden is een tweede. Denk bijvoorbeeld aan solliciteren bij een potentiële nieuwe werkgever, of zelf solliciteren op afstand. Met de nieuwste technologieën is het goed te doen, maar het vergt nét een andere mindset. Hoe je goede sollicitatiegesprekken op afstand voert, leggen we je uit in deze blog.

De toegevoegde waarde van sollicitatiegesprekken op afstand

Bij het aannemen van nieuwe medewerkers, ga je na je eerste selectie – die plaatsvindt op basis van de motivatie en het cv – natuurlijk af op het sollicitatiegesprek. Tijdens dit gesprek test je de kennis en kunde van de kandidaat en kijk je of hij of zij in je huidige team past. Bij sollicitatiegesprekken op afstand is dit niet anders, los van het feit dat het via een schermpje gebeurt.

In verband met het coronavirus is momenteel – oktober 2020 – het devies: werk vanuit huis en reis zo weinig mogelijk. Kortom, solliciteren op afstand is de norm. Maar los hiervan, brengt het wel de nodige voordelen met zich mee. Zo:

  • scheelt solliciteren op afstand tijd;
  • kunnen er in korte tijd meerdere mensen worden gesproken;
  • zit de kandidaat ‘ontspannen’ in een vertrouwde omgeving;
  • heeft de kandidaat geen reistijd;
  • wordt het milieu minder belast.

Tips voor een goede sollicitatie op afstand

Als werkgever is het bij het afnemen van sollicitaties op afstand belangrijk om vooruit te plannen. Stem voorafgaand aan het gesprek af welk tijdstip de kandidaat schikt en stuur hem (ruim) van tevoren een link naar de video-omgeving. Zo kan hij of zij eerst controleren of de audio en video werkt. En jij ook.

Een aantal tips en tricks om de videosollicitaties zo goed en vloeiend mogelijk te laten verlopen:

  • Zorg dat je de techniek – audio en beeld – ruim van tevoren hebt getest en weet dat je internetverbinding stabiel is. Maak desnoods gebruik van een internetkabel;
  • Zoek een passende, professionele achtergrond en zorg dat de lichtinval juist is;
  • Zorg dat je tijdens het gesprek niet wordt gestoord door huisgenoten, collega’s of andere inwonenden;
  • Kleed je professioneel aan, zoals je normaal ook zou doen bij een sollicitatiegesprek;
  • Let op je lichaamshouding; waar je tijdens een ‘normaal’ gesprek vaak automatisch een goede houding aanneemt, wil dat tijdens een videogesprek nog wel eens ‘van nature’ minder worden;
  • Bereid je goed voor, zoals je normaal ook zou doen. Zorg dat je niet continu op een briefje hoeft te kijken omdat ‘de andere kant’ dat toch niet ziet. Dat zien ze heus wel.

Waar moet je op letten als bij het thuiswerken?

Al met al is het bij sollicitatiegesprekken op afstand belangrijk om je te gedragen zoals je normaal ook zou doen, alleen dan via een beeldscherm. Zorg dat je niet wordt gestoord, kleed je netjes aan en bereid je goed voor.

Hoe zorg je voor optimaal contact tijdens het thuiswerken?

Juist op de momenten dat we meer thuiswerken, is het belangrijk om contact met elkaar te houden. De ervaring leert dat wanneer al je medewerkers vanaf een eigen locatie werken, het soms lastig is om op de hoogte te blijven van waar ze mee bezig zijn. Enerzijds wil je niet continu checken of controleren, waar je anderzijds ook niet de kwaliteit uit het oog wilt verliezen. In dit blog leggen we uit hoe je op de juiste manier contact houdt tijdens het thuiswerken.

Waarom goede communicatie essentieel is tijdens het thuiswerken

Communiceren is belangrijk, dat staat vast. Zeker wanneer je personeel thuiswerkt, want tijdens deze manier van werken vallen de vaste elementen van werken op kantoor weg. Denk hierbij aan:

  • het dagelijkse koffiemomentje;
  • het structurele contact met collega’s;
  • het bewaken van de voortgang;
  • de fysieke verbinding met het bedrijf;
  • de gezamenlijke lunch.

Naast dat het van belang is de voortgang te bewaken, is het misschien nog wel belangrijker dat je medewerkers zich verbonden blijven voelen met je bedrijf. Om die verbinding te behouden zagen we al Zoom-bingo’s of Zoom-lunches voorbijkomen, maar ook zagen we dat werkgevers een cadeautje of bedankje opstuurden om de moed erin te houden. Erg goed, als je het ons vraagt.

Verliest een medewerker namelijk de verbinding met het bedrijf of krijgt hij of zij geen waardering, terwijl dit normaal gesproken wel gebeurde, dan leidt dit tot uiteindelijk tot minder alignment, minder ontwikkeling en daarmee afnemend rendement. Zorg dus dat je blijft communiceren.

Hoe behoud je het contact met je medewerkers zonder ze te controleren?

Het is belangrijk om als werkgever het overzicht te bewaren van wie wat uitvoert en of dat volgens de kwaliteitsnormen van je bedrijf gebeurt. Echter, het is belangrijk om je medewerkers vrij te laten. Het is allicht een drempel die je over moet – ‘Op kantoor kijk ik gewoon even met ze mee en zie ik automatisch of iets gebeurt volgens de norm.’ – maar het betaalt zich uit. Zie contact houden daarom niet als controleren, maar als bijpraten.

Er zijn een aantal vanzelfsprekende manieren om contact met elkaar te houden. We zetten ze voor je op een rijtje:

  • de welbekende whatsappgroep;
  • ‘vertrouwd’ contact per mail;
  • applicaties en tools;
  • online vergaderen (Zoom, Hangouts, etc.);
  • gewoon bellen.

Sommige werkgevers denken: als ik m’n medewerkers dagelijks spreek tijdens het gezamenlijk overleg, is dat wel voldoende. Maar de mensen die zich iedere dag voor jou inzetten, willen ook persoonlijk contact. Soms om iets te bespreken, soms om gewoon even met je te praten. Vergeet dat niet. (Een belletje werkt hier vaak het best.)

Welke tools maken het communicatieve proces van thuiswerken beter?

We spraken bij de vorige opsomming al over ‘applicaties en tools’ waarmee jij het contact tussen jou en je medewerkers optimaal houdt. Wij zetten onze favoriete tools en applicaties op een rijtje:

Communicatie tijdens werktijd

  • Slack;
  • Text-Em-All;
  • G-Suite.

Videoconferenties

  • Video Conferencing;
  • Microsoft Office Teams;
  • GoToMeeting;
  • Zoom;
  • Google Hangouts.

Projectmanagement

  • Microsoft To Do;
  • Asana;
  • Monday;
  • In Closing.
Stages